転職先の候補が見つかり、応募の案内を読むと「履歴書と職務経歴書を提出してください」と書いてありました。履歴書は書いたことがあっても、職務経歴書は初めてです。何枚書けばいいのか、どの順番で何を書けばいいのか、応募する会社ごとに作り直すものなのかが分かりません。
この記事を読み終えると、職務経歴書の構成（必ず入れる項目と、選んで入れる項目）、書く順番、応募先ごとに書き変える箇所の一覧が手元に残ります。
先に、この記事の立場を書いておきます。書式の決まりごとは、厚生労働省が作ったパンフレット『職務経歴書の作り方』と、ハローワークの応募書類の資料で確かめたことだけを書いています。「この書き方なら書類が通る」という言い切りはしません。例はすべて架空のもので、〇〇の部分を自分の経歴に置き換えて使います。
この記事の結論
職務経歴書は、A4縦1〜2枚程度に、これまでの職務の内容を自由な様式で書く書類です。「標題」「氏名」「日付」「職務経歴」は必ず入れ、ほかの項目は自分で選びます。
書く順番は、職務経歴の振り返り、すべてを書き込んだ控え（マスターシート）、応募先に合わせた取捨選択、構成とスタイルの決定、清書です。
応募先ごとに書き変えるのは、応募職種、職歴の要約、職務経歴のどこを詳しく書くか、活かせる能力・自己PR・志望動機です。期間や社名のような事実は変えません。
職務経歴書とは何か
厚生労働省のパンフレット『職務経歴書の作り方』は、職務経歴書を、A4縦1〜2枚程度に、これまで自分が経験してきた職務の内容を、自由な様式で詳しく書く書類だと説明しています。目的は、採用担当者に対して、自分の実務能力を伝えることにあるとしています。
履歴書との違いは、詳しさです。同じパンフレットは、学歴や職歴、志望動機のように履歴書と同じ項目があっても、履歴書の内容をそのまま写すような書き方では、職務経歴書を作る意味が無いとしています。履歴書に書ききれなかった仕事の中身を、補って詳しく書く書類です。
パンフレットは、書いた内容を忘れたり、書いた内容と食い違う受け答えをしたりしないよう、完成した職務経歴書のコピーを取り、面接の前に確かめておくよう勧めています。面接では、提出した職務経歴書の内容に基づいて質問されることがあるからです。
構成：必ず入れる項目と、選んで入れる項目
ハローワークの応募書類の資料と厚生労働省のパンフレットによると、職務経歴書の記載項目は自由です。ただし、冒頭の「標題」「氏名」「日付」と「職務経歴」は必須とされています。そのほかの項目は、自分を伝えられるものを選んで足します。パンフレットは、冒頭の部分を除いた項目の数を、職務経歴を含めて全部で3〜6項目程度とするのが一般的だとしています。
冒頭（標題・日付・氏名）必須
いちばん上の中央に「職務経歴書」という標題を書き、日付と氏名を書きます。パンフレットは、日付は提出日（郵送なら投函日、持参なら持参日）とし、履歴書と同じ日付にするとしています。
応募職種選ぶ項目
求人票に書かれた職種名を、そのまま簡潔に書きます。応募先が複数の職種を募集している場合に、どの職種への応募かがはっきりします。
職歴の要約選ぶ項目
職務経歴の要点を数行にまとめます。読む人が最初に全体をつかめるようにするための項目です。
職務経歴必須
勤務先ごと、期間ごとに、何をしてきたかを書きます。書き方は、次の章で扱います。
活かせる能力・資格・自己PR・志望動機選ぶ項目
資格は正式名称で書きます。自己PRと志望動機は、職務経歴で書いた事実と食い違わないように書きます。
この記事で言う「選ぶ項目」
必須とされる4つ（標題・氏名・日付・職務経歴）以外の項目のことです。パンフレットには、応募職種、職歴の要約、受賞やプロジェクトの経験、資格、パソコンのスキル、語学、活かせる能力、自己PR、志望動機などが例として並んでいます。全部を入れる必要はありません。
職務経歴の書き方と、三つのスタイル
職務経歴の欄には、勤務先ごとに、期間、勤務先（会社名）、事業の内容と従業員の数、所属、役職、職務の内容、実績を書きます。正社員以外の雇用の形（派遣・契約・アルバイトなど）の場合は、その旨を括弧書きで添えるとされています。
並べ方の三つのスタイル
パンフレットは、職務経歴の並べ方として、古い経歴から書く「編年体式」、新しい経歴から書く「逆編年体式」、職務の内容の種類ごとにまとめる「キャリア式」を挙げています。どれがよいか分からないときは、編年体式にするとしています。
キャリア式は、経験した職務の内容を強調できる反面、職歴の時間の流れが分かりにくくなるため、時系列で並べた「略歴」を別に付けると分かりやすくなる、とも書かれています。
書き方の決まりごと
パンフレットに書かれている決まりごとのうち、書くときに迷いやすいものを挙げます。年号は和暦か西暦のどちらかにそろえます。会社名・資格名・学校名は、略さずに正式な名称で書きます（「（株）」ではなく「株式会社」）。読む人が分かりにくい専門用語には、括弧書きで説明を添えます。
文は長くせず、原則として「〜を担当」「〜に従事」のように名詞で終える形にします。ただし、自己PRと志望動機の欄は、「〜を担当しました。」のような、ていねいな文体にするとよいとされています。書き終えたら、誤字や脱字が無いかを読み返します。
伝わりにくい例（架空）
〇〇（株）にて営業。売上アップに貢献。
伝わる例（架空）
20XX年4月〜20XX年3月 株式会社〇〇（〇〇の製造販売、従業員〇〇人） 営業部 法人営業を担当。既存の取引先〇〇社への提案と、新規の取引先の開拓に従事。担当した取引先の数を、2年で〇〇社から〇〇社に拡大。
→ 伝わる例には、期間、正式な社名、事業の内容と従業員の数、所属、担当した仕事、数で表せる実績が入っています。伝わりにくい例は、社名が略されていて、何をどれだけ増やしたのかが分かりません。
書く順番
パンフレットは、職務経歴書を作る手順を、振り返りから清書まで順に示しています。その順番に沿って、やることを並べます。
職務経歴を振り返って書き出す1日目
勤務先ごとに、時期、入社・配属・異動・昇格・退社の別、会社の概要（事業の内容・従業員の数）、所属と人数、役職、職務の内容、実績を書き出します。受賞の経験や、新しい店舗の立ち上げ・業務の改善のようなプロジェクトの経験があれば、それも書きます。
能力・長所・強みを整理する1日目
書き出した経歴から、仕事の中で身につけたこと、努力したこと、どの職務にも共通してできることを拾います。強みの言葉が出てこないときは、自己分析チェック（80問）で出る5つの傾向と自己PRの言い換え例を、言葉を探す材料に使えます。
すべてを書き込んだ控え（マスターシート）を作る2日目
パンフレットは、職務経歴や能力をすべて網羅した控えを作っておくと、応募先ごとに必要なことを選んで整理できるとしています。この控えは提出しません。応募先ごとの職務経歴書は、ここから選んで作ります。
応募先に合わせて、書く内容を決める応募のたび
求人票や会社のホームページから、応募先が求めていることを集めます。応募の条件を満たしているかを確かめ、満たしていない部分があれば、求められている経験の一部や、それに近い経験が無いかを控えから探します。
構成とスタイルを決めて、清書する応募のたび
選んだ内容に合わせて、項目と並べ方のスタイルを決めて書きます。パソコンで作る場合、パンフレットは、本文の文字の大きさを10.5〜12ポイント程度にし、上下左右の余白を十分にとる（とくに左の余白は、採用担当者が綴じるために要る）としています。
編集部から
マスターシートは、職務経歴書を何社分作っても土台になる控えです。最初の一社のときに時間をかけて作っておくと、二社目からは選んで並べ替える作業になります。退職したあとに思い出すのは難しいので、在職中のうちに書き出しておいてください。
応募先ごとに書き変える箇所
パンフレットは、職務経歴書は応募先が採用・不採用を決めるときの判断材料になるものなので、内容は応募先によって異なるものになり、同じ内容を複数の応募先に使い回すことは適当でない、としています。とはいえ、全部を書き直す必要はありません。書き変えるのは、次の箇所です。
応募職種
応募先の求人票に書かれた職種名に合わせます。
職歴の要約
応募先の仕事に近い経験が、要約の最初に来るように並べ替えます。
職務経歴のどこを詳しく書くか
応募先の仕事に近い職務の内容と実績を詳しく書き、遠いものは短くします。キャリア式なら、まとめる順番も変えます。
活かせる能力・自己PR・志望動機
応募先が求めていることに対して、自分の経験のどこが使えるかを書きます。志望動機は、応募先ごとに必ず書き変えます。
一方で、期間、社名、役職、実績の数字のような事実は、どの応募先でも同じです。応募先に合わせて事実を変えると、面接で質問されたときに、話がかみ合わなくなります。
提出の前に確かめること0 / 7 完了
よくある質問
職務経歴書は何枚までにすればいいですか？
厚生労働省のパンフレットとハローワークの資料は、A4縦1〜2枚程度としています。パンフレットには、工事の経歴の一覧やプロジェクトの一覧、作品集などを別紙として付ける場合は、その分の枚数が少し増えても差し支えない、とも書かれています。
手書きで作ってもいいですか？
パンフレットとハローワークの資料は、パソコンで横書きにして作るのが一般的だとしたうえで、黒のボールペンや万年筆などによる手書きでも差し支えないとしています。鉛筆とシャープペンシルは使えません。
職歴が短く、書ける実績がほとんどありません。
パンフレットとハローワークの資料は、職務経歴や資格などが無く、実務能力に自信が無い場合でも、応募職種と関連するアルバイトの経験、訓練・研修の経験、いま勉強中の分野、性格や行動の特性、仕事への姿勢、将来の目標などから自分を伝えられるとしています。
退職理由は書く必要がありますか？
パンフレットの記載項目の例では、退職理由は「一身上の都合により退職」「会社都合により退職」のように簡単に書くとしています。具体的な理由を伝えたい場合はていねいに書き、前の会社の批判はしない、とされています。
参考にした公的資料
制度・日程・法律についての説明は、次の公的機関のページで確かめたものだけを書いています。確かめた日も添えています。
厚生労働省『職務経歴書の作り方』（パンフレット、令和5年5月）
https://www.hellowork.mhlw.go.jp/
ハローワークインターネットサービス 応募書類の資料「２ 職務経歴書」（PDF）
https://www.hellowork.mhlw.go.jp/
職務経歴書ができたら、面接では、その内容に基づいて質問されることがあります。転職理由と退職理由の組み立て方の記事を、続けて読める記事として並べておきます。
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