事務の仕事を続けてきて、別の会社の事務職に応募しようとしています。毎日こなしている仕事はたくさんあるのに、職務経歴書に書こうとすると「データ入力」「書類作成」のような短い言葉しか出てこず、何ができる人なのかが伝わる気がしません。
この記事を読み終えると、事務職の職務経歴書で、担当業務を処理の流れと範囲で書く手順、使ったツールと操作の水準の書き方、業務の改善を書く手順、仕事の条件を応募の前に確かめる手順が手元に残ります。
先に、この記事の立場を書いておきます。「この書き方なら書類選考を通る」とは書きません。書類で何を見るかは会社が決めることで、外からは分からないからです。事務職の求人の多さや年収のような見通しも書きません。書き方の決まりは、ハローワークの「職務経歴書の作り方」のパンフレットで確かめたことに沿っています。例は、すべて架空のものです。
この記事の結論
担当業務は、「何を・どの流れで・どの範囲まで」担当したかを、業務ごとに書きます。
使ったツールは、ソフトや資格の名前と、何ができるかという操作の水準を書きます。
電話や来客の対応の量など、仕事の条件で確かめたいことは、求人票と面接で確かめます。
担当業務：何を、どの流れで、どの範囲まで
ハローワークの「職務経歴書の作り方」のパンフレットは、職務内容に、仕事の具体的な内容、処理の方法、責任の範囲などを書くとしています。事務職では、業務の名前だけでなく、次の三つを業務ごとに書きます。
何を業務の名前
受発注、請求書の発行、経費の精算、勤怠の集計、契約書の管理など、業務の名前を書きます。
どの流れで処理の方法
どこから書類やデータを受け取り、何を確かめ、どこへ渡すかを書きます。
どの範囲まで責任の範囲
入力だけか、確認や締めまで担当したか、ほかの人の作業の確認を担当したかを書きます。量が分かるときは、月あたりの件数なども添えます。
伝わりにくい例（架空）
データ入力、書類作成、電話応対。
伝わる例（架空）
【職務内容】営業部の受発注事務を担当。営業担当から届く注文書の内容を確かめ、販売管理システムに登録（月〇件ほど）。出荷部門との納期の調整、請求書の発行と入金の確認まで担当。
→ 伝わる例には、業務の名前、受け取りから渡すまでの流れ、担当した範囲、量の目安が入っています。
使ったツールと、操作の水準
パンフレットは、事務系の職種に応募する場合は、できるだけ資格の名前か、操作できるソフトの名前を書き、操作できる水準も添えられるとしています。水準は「使えます」ではなく、何ができるかで書きます。
ソフトや資格の名前名前
表計算、文書作成、会計ソフト、販売管理や勤怠管理のシステムなど、使ってきたものの名前と、持っている資格の正式な名前を書きます。
何ができるか水準
例（架空）：「表計算：関数で月次の集計表を作り、ほかの人が使えるひな形にした」「会計ソフト：仕訳の入力と月次の試算表の出力」のように、作ったものや任された作業で書きます。
業務の改善を書く
パンフレットの記載項目の例には、業務改善などのプロジェクト経験の欄があります。事務職では、作業の手順を変えた経験を、変える前・変えたこと・変えたあとの順に書きます。
変える前最初に
どの作業に、どんな手間や間違いが起きていたかを書きます。
変えたこと次に
自分が変えた手順や、作ったひな形・確認の表を書きます。
変えたあと最後に
作業の時間や件数、間違いの数など、変わったことを、何と比べたかと一緒に書きます。
仕事の条件は、求人票と面接で確かめる
同じ事務職でも、電話や来客の対応の量、使うシステム、担当する業務の範囲は、会社によって違います。条件で確かめたいことがあるときは、求人票の仕事の内容を読み、書かれていないことは面接の逆質問で確かめます。質問の作り方は、中途の面接の逆質問の記事にまとめています。入社が決まる前には、内定後に確かめる労働条件の記事の手順で、労働条件を書面で確かめます。
出す前に確かめること0 / 5 完了
職務経歴書の全体の構成は職務経歴書の書き方の記事に、職種を変えて応募するときの書き方は未経験の職種への転職の記事にまとめています。
編集部から
毎日の仕事を一週間分、作業の名前と受け取り先・渡し先だけでもメモしてから書き始めてください。「データ入力」の一言の中に、確認や調整の作業がいくつ入っているかが見えます。
よくある質問
事務の仕事は、成果を数値で書きにくいです。
量（月あたりの件数など）と、改善で変わったこと（作業の時間、間違いの数など）を、何と比べたかと一緒に書きます。
使ったことのあるソフトは、全部書いたほうがいいですか？
応募先の求人票で使うと書かれているもの、仕事の内容に近いものから順に書きます。名前だけでなく、何ができるかを添えます。
資格を勉強中です。書いてもいいですか？
パンフレットは、勉強中のものも、そのことを明記すれば書けるとしています。受験の予定があれば添えます。
電話の対応が少ない仕事を探しています。どう確かめればいいですか？
求人票の仕事の内容を読み、書かれていなければ、面接の逆質問で、一日の仕事の流れや対応の分担を尋ねます。
参考にした公的資料
制度・日程・法律についての説明は、次の公的機関のページで確かめたものだけを書いています。確かめた日も添えています。
厚生労働省『職務経歴書の作り方』（パンフレット、令和5年5月）
https://www.hellowork.mhlw.go.jp/
職務経歴書の全体の構成と、面接の逆質問の記事を並べておきます。
次に読む
職務経歴書の書き方｜構成と書く順番、応募先ごとに書き変える箇所
職務経歴書の構成、書く順番、応募先ごとに書き変える箇所をまとめています。
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