説明会のあと、応募した会社から面接の日程を尋ねるメールが届きました。返信の件名はそのままでいいのか、候補の日時をどう書けばいいのか、宛名に担当者の名前を書くのかが分からず、返信の画面を開いたまま止まっています。
この記事を読み終えると、就活のメールの組み立て、日程調整・お礼・辞退の三つの連絡の書き方と例、電話をかける前に用意すること、送る前に確かめることが手元に残ります。
先に、この記事の立場を書いておきます。「この書き方でないと評価が下がる」とは書きません。書くのは、相手が読み間違えず、返事をしやすい書き方です。敬称の決まりは、ハローワークの「応募書類の作り方」のパンフレットで確かめ、末尾の参考欄に出どころと確かめた日を載せています。メールと電話の例は、すべて架空の「例」です。
この記事の結論
就活のメールは、件名で用件が分かるようにし、本文の最初に大学名と氏名を名乗り、一通の用件を一つに絞って書きます。
日程調整は候補の日時を具体的に、お礼は面接で聞いたことを一つ添えて短く、辞退は決めたことを先に伝えます。内定の辞退は、案内に方法が無ければ、電話で伝えてからメールでも残します。
電話は、話すことをメモにしてから、静かな場所でかけます。案内に受付の時間が書かれていれば、その時間内にかけます。
メールの組み立て
件名最初に
用件と氏名が分かる件名にします（例：「面接日程のご連絡（〇〇大学 〇〇〇〇）」）。会社から届いたメールに返信するときは、件名を残して返信すると、相手がどのメールへの返事かを確かめられます。
宛名本文の最初
会社名、部署名、担当者の名前を書きます。会社名は「（株）」と略さず、正式な名称で書きます。
名乗り宛名のあと
大学名、学部名、氏名を名乗ります。
用件名乗りのあと
一通の用件は一つにします。用件が二つあるときは、メールを分けます。
署名最後に
大学名、学部と学科、氏名、電話番号、メールアドレスを書きます。
ハローワークの「応募書類の作り方」のパンフレットは、文書では応募先の会社を「貴社」と書き、「御社」は話し言葉なので文書には使わないとしています。面接や電話で話すときは「御社」と言います。銀行は「貴行」、病院は「貴院」のように、会社でない応募先の敬称も同じパンフレットに挙げられています。
日程調整のメール
日程の候補を返すときは、日付、曜日、時刻を具体的に書きます。候補が複数あるときは、行を分けて並べます。
日程調整の返信の例（架空）
株式会社〇〇 人事部 〇〇様
〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。面接の日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。次の日時でしたら伺えます。
・10月15日（木）10時〜17時 ・10月16日（金）13時〜17時
ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。どうぞよろしくお願いいたします。
提示された候補のどれにも都合がつかないときは、そのことを先に書き、自分が伺える日時の候補を書きます。
お礼のメール
面接や説明会のお礼は、時間を取ってもらったことへのお礼と、その場で聞いたことを一つ書きます。聞いたことが一つ入ると、定型の文ではなく、その日の面接のお礼になります。
面接のお礼の例（架空）
株式会社〇〇 人事部 〇〇様
〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。本日は面接のお時間をいただき、ありがとうございました。
入社後の研修で、配属の前に複数の部署を回ると伺い、〇〇の仕事を自分の目で見てから考えられる点に、あらためて関心を持ちました。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
辞退の連絡
選考の途中で辞退するときは、案内に連絡の方法が書かれていればそれに従います。書かれていなければ、日程の連絡を受けたときと同じ方法で伝えます。辞退することを先に書き、理由は長く書きません。
面接の辞退の例（架空）
株式会社〇〇 人事部 〇〇様
〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。10月15日（木）にお約束していた面接ですが、検討の結果、辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しい中、日程を調整していただいたにもかかわらず、申し訳ございません。これまでのご対応に感謝申し上げます。
内定を辞退するときは、案内に方法が書かれていればそれに従い、書かれていなければ、採用の担当者に電話で伝えてから、同じ内容をメールでも残します。伝える順番と例は、内定承諾と内定辞退の伝え方の記事にまとめています。
電話をかける・受ける
話すことをメモにするかける前
用件、伝える日時の候補、聞きたいことをメモに書き、手帳や予定の画面を開いておきます。
名乗って、用件を言うつながったら
大学名と氏名を名乗り、担当者の名前を伝えて、つないでもらいます。担当者につながったら、用件を一言で言います。
決まったことを復唱する終わる前
日時や持ち物など、決まったことを復唱して確かめます。
留守番電話のときつながらなかったら
大学名、氏名、用件、折り返しの連絡先を短く残します。
電話を受けたときに静かな場所にいなければ、名乗ったうえで、かけ直してよいかを尋ね、時刻を決めてかけ直します。
メールを送る前に確かめること0 / 5 完了
編集部から
繰り返し送る連絡は、送ったメールを一つの場所に残しておいてください。次の会社に送るときに、会社名と日時だけを書き換えて使えます。書き換えたあとは、前の会社の名前が残っていないかを確かめます。
よくある質問
「貴社」と「御社」は、どう使い分けますか？
ハローワークの「応募書類の作り方」のパンフレットは、文書では「貴社」と書き、「御社」は話し言葉なので文書には使わないとしています。メールは「貴社」、面接や電話では「御社」と言います。
返信は、いつまでにすればいいですか？
案内に期限が書かれていれば、それに従います。書かれていなければ、自分の予定を確かめた時点で返します。返事が遅れるときは、遅れることと、いつまでに返すかを先に伝えます。
夜や休日に、メールを送ってもいいですか？
この記事では、送る時刻の決まりは書きません。電話は、案内に受付の時間が書かれていれば、その時間内にかけます。
内定の辞退は、メールだけで伝えてもいいですか？
会社の案内に連絡の方法が書かれていれば、それに従います。書かれていなければ、このサイトでは、電話で伝えたうえでメールでも残す順番にしています。
参考にした公的資料
制度・日程・法律についての説明は、次の公的機関のページで確かめたものだけを書いています。確かめた日も添えています。
ハローワークインターネットサービス「応募書類の作り方」パンフレット（1. 履歴書、PDF）
https://www.hellowork.mhlw.go.jp/
面接の当日の流れと、内定のあとの連絡の記事を並べておきます。
次に読む
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受付から退室までの流れと、オンライン面接の前日に試すことです。
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