退職日が決まり、直属の上司にも伝えました。次は周りへの挨拶ですが、誰に先に連絡するのかが決められません。転職先の名前や辞める理由をどこまで書くかも、迷っています。
この記事を読み終えると、連絡の順番と、挨拶に入れる三つのことが手元に残ります。書く範囲を決める手順と、持ち出さないものを確かめる手順、取引先向けと社内向けの文の作り方も残ります。
先に、この記事の立場を書いておきます。挨拶の文面の作法や法律の判断は書かず、会社の決まりと上司の指示が先だという前提で、自分で準備する手順だけを書きます。例はすべて架空のものなので、そのまま写さず、自分の言葉に直してください。
この記事の結論
順番は、上司と相談して決める、引き継ぎ先と取引先に伝える、社内に伝える、の順です。上司に伝える前に、周りへ話しません。
挨拶に入れるのは、最終出社日、後任、退職後の連絡先の扱いの三つです。転職先の名前と退職の理由は、書く範囲を自分で決めます。
顧客の情報など、会社の情報は持ち出しません。持ち出してよいかは、就業規則と会社の決まりで確かめ、迷ったら上司に聞きます。
連絡の順番
順番は、上司と相談して決めます。上司に伝える前に、同僚や取引先へ話さないでください。退職日と後任が決まる前に周りへ伝わると、伝える中身が固まらないまま広まるためです。
ここで書く順番は、この記事での勧め方です。取引先への連絡を上司が先にする会社も、本人が行う会社もあるので、上司の指示を優先します。
上司に退職を伝える最初に
就業規則で退職の申し出の決まりを確かめてから、直属の上司に直接伝えます。伝え方と手続きは、退職の伝え方と手続きの記事にまとめています。
挨拶の進め方を上司と決める上司に伝えたあと
誰に、いつ、どの方法で伝えるかを、上司に聞いて決めます。取引先ごとに、上司が先に伝えるのか、自分が伝えるのかも、ここで確かめます。決めたことは、手帳に書いておきます。
引き継ぎ先と取引先に伝える後任が決まったら
先に、引き継ぎ先の人に伝えます。そのあとに取引先へ、後任の名前を添えて伝えます。引き継ぎの日程の組み方は、退職までの引き継ぎの進め方の記事にまとめています。
社内に伝える取引先のあと
同じ部署の人から順に、ほかの部署の人へ伝えます。部署全体への連絡の日は、上司と決めます。
最終出社日に挨拶する最後に
お世話になった人へ、一言の挨拶をします。メールを送るなら、会社のアドレスが使えるうちに送ります。使える日は会社によって違うので、上司に確かめます。
挨拶に入れる三つのこと
取引先向けでも社内向けでも、入れるのは三つです。最終出社日、後任、退職後の連絡先の扱いです。この三つがあれば、読んだ人が次に何をすればよいか分かります。
最終出社日一つ目
退職日ではなく、最後に出社する日を書きます。有給休暇を使うと、退職日と最終出社日は別の日になります。相手にとっては、直接連絡が取れる最後の日です。
後任二つ目
後任の名前、部署、連絡先を、上司に確かめてから書きます。まだ決まっていなければ、決まる時期と、それまでの連絡先を書きます。後任の名前は、本人に伝えてから出します。
退職後の連絡先の扱い三つ目
退職後は、会社のアドレスと電話で自分につながらなくなる、と書きます。個人の連絡先を書くかどうかは、自分で決めます。取引先に私用の連絡先を渡してよいかは、会社の決まりと上司に確かめてからにします。
この三つに、お礼の一言を添えます。思い出話や、前の職場への不満は入れません。
転職先の名前と退職の理由をどこまで書くか
転職先の名前と退職の理由は、書かなくても挨拶は成り立ちます。書くかどうかは、自分で決めます。決める手順を三つに分けます。
転職先に確かめる最初に
転職先の名前を、入社の前に公表してよいかを確かめます。内定や入社の案内に公表の扱いが書かれていないかを見て、分からなければ転職先に聞きます。
会社の決まりを確かめる次に
就業規則に、退職したあとの転職先や、同じ分野への就職についての決まりがないかを確かめます。取引先に近い会社へ移るなら、書く前に上司へ話しておきます。
書く範囲を決める最後に
範囲は三段から選びます。一つ目は何も書かず、「新しい仕事に進みます」とだけ書く段です。二つ目は業種や職種まで、三つ目は会社の名前まで書く段です。
相手によって段を変えるなら、誰にどの段で伝えたかを手帳に残します。
退職の理由は、短く書くことを勧めます。「一身上の都合」とだけ書く方法もあります。書く場合は、事実を一つだけ書き、前の職場への不満や特定の人の名前は入れません。
書きすぎた例（架空）
来月から〇〇業界の〇〇社に移ります。残業が続いて限界でしたし、上司とも合わなかったので決めました。
範囲を絞った例（架空）
〇月〇日で退職し、新しい環境で別の仕事に取り組みます。〇〇の仕事で学んだことは、次の仕事でも生かします。
→ 絞った例には、行き先と不満が入っていません。書きすぎた例は、読んだ人が返事に困る内容を含んでいます。
取引先向けと社内向けの文の作り方
文は、宛名、退職の知らせ、最終出社日、後任、連絡先の扱い、お礼の順に組みます。画面を何度も送らずに読める長さにおさめます。
取引先向けの例（架空）：〇〇様。営業部の△△です。〇月〇日の出社を最後に、私はこの会社を離れます。〇〇の件でご一緒できたことに、お礼を申し上げます。今後の連絡は、同じ部署の□□が引き受けます。□□とは引き継ぎを済ませており、連絡先は下に記します。私の会社のアドレスは、最終出社日の翌日から使えなくなる見込みです。
社内向けの例（架空）：〇〇課のみなさんへ。私は〇月〇日の出社を最後に退職します。〇〇の仕事は、□□さんが引き継いでいます。手順は、共有フォルダの引き継ぎ書に書きました。分からないことは、最終出社日まで私にも聞いてください。一緒に働けたことに、お礼を申し上げます。
宛先ごとに、一緒に取り組んだ仕事の名前を一つ入れると、自分の文になります。型のままの文に、名前だけ差し替えて送ることは勧めません。
会社の情報を持ち出さないために確かめること
挨拶のために、取引先の連絡先や顧客の情報を、手元に写したくなることがあります。会社の情報を社外に持ち出してよいかは、会社の決まりで決まります。退職の前に、決まりを自分で確かめます。
決まりを開く最初に
就業規則と、情報の取り扱いについての会社の規程を開きます。見る箇所は、秘密を守る決まり、私物の端末やアドレスの使い方、退職のときに返すものの三つです。
持ち出さないものを書き出す次に
顧客の名簿と連絡先、取引先とのメールの履歴、見積書や企画書などの資料、システムのデータを書き出します。それぞれ、持ち出してよいかを決まりと照らして確かめます。
迷ったら上司に聞く最後に
決まりに書かれていないものや、読んでも分からないものは、持ち出さずに上司へ聞きます。聞いた答えは、メールなど残る形でもらいます。
取引先の連絡先を控えたくなったときも、同じです。自分のスマートフォンや私用のアドレスには写さず、挨拶は会社のアドレスから最終出社日までに送ります。私用の連絡先を伝えたいときは、上司に確かめてからにします。
最終日には、社員証、パソコン、書類など、返すものを会社の指示どおりに返します。署名を求められる書類があるときは、中身を読み、分からない点は署名の前に聞きます。
挨拶を送る前に確かめること0 / 7 完了
編集部から
挨拶の文は、送る前に上司に見せてください。後任の名前、最終出社日、転職先の扱いが上司の把握と合っているかを、送る前に確かめられます。
よくある質問
転職先の名前を聞かれたら、答えなければなりませんか？
この記事では、答える義務があるかどうかの法律の判断は書いていません。答えるかどうかは、転職先と会社の決まりを確かめたうえで、自分で決めます。決まっていなければ、「入社の案内を確かめてからお伝えします」のように、答えを先に延ばす一言を用意します。
上司に伝える前に、同僚へ話してしまいました。
上司に伝えるときに、話してしまったことも一緒に伝えます。そのうえで、ほかの人へ広がらないように、上司の指示を聞きます。
送別会や挨拶回りは、出ないといけませんか？
出席するかどうかは、自分で決めます。出ない場合は、上司に早めに伝え、理由は短く伝えます。挨拶回りが会社の決まりで行うものかどうかは、上司に確かめます。
取引先に、個人のメールやSNSで挨拶してもよいですか？
会社の決まりと上司に確かめてからにします。取引先の連絡先は、会社の情報にあたる場合があります。この記事では、会社のアドレスから最終出社日までに送ることを勧めています。
退職までの引き継ぎの進め方と、退職の伝え方と手続きの記事を並べておきます。
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