転職エージェントの面談の準備と断り方｜用意する三つの紙、応募先の記録、連絡の例

転職エージェントに登録し、最初の面談の日が決まりました。何を用意して、希望をどう話すのかは、まだ決まっていません。別の事業者にも登録していて、同じ会社の求人が二つの経路から来たときの扱いも、紹介を断るときの言い方も分からないままです。

この記事を読み終えると、面談の前に用意する三つの紙と、応募先を記録する表の作り方が手元に残ります。断る連絡と利用をやめる連絡の例も付けます。個人情報の扱いは、職業安定法と厚生労働省の指針で確かめたことだけを書きます。

この記事は、事業者を比べたり、勧めたりしません。有料職業紹介の許可と、手数料の決まりは、転職エージェントの仕組みと使い方の記事に書きました。ここでは繰り返しません。この記事を書いている Only Life 株式会社も、その記事に書いたとおり職業紹介事業者です。連絡の例はすべて架空で、文のとおりに送れば結果が決まる、というものではありません。

面談の場で関わる三つの決まり

職業紹介の仕組み全体は転職エージェントの仕組みと使い方の記事に任せ、ここでは、面談の準備に関わる三つだけを取り出します。出どころは、職業安定法と、厚生労働省・都道府県労働局の求職者向けの資料です。

面談のメモは、この三つを最初の欄にします。受け取った書面の名前、手数料の説明があったか、苦情を伝える窓口はどこか、の三行です。

面談の前に用意する三つの紙

厚生労働省の指針は、事業者が、求職者の能力に合った紹介ができるように、能力を的確につかむことに努めるとしています。面談で経歴や希望を聞かれるのは、このためです。用意する三つは、どれも手書きで足ります。

理由をどこまで話すかは、自分で決めます。ただ、理由を言葉にしておくと、紹介された求人と条件がずれたときに、どの条件なら動かせるかをその場で決められます。

複数の事業者を使うときの伝え方と、応募先の記録

職業安定法、指針、厚生労働省の求職者向けの資料を確かめました。複数の事業者への申込みを制限する定めは、見つかりませんでした。事業者ごとの利用の条件は、申し込むときの案内で確かめます。

同じ求人が二つの経路から出されたとき、会社の側でどう扱われるかは、外からは分かりません。重ならないようにする作業は、自分の表で行います。

在職中の日程の組み方は、在職中の転職活動の進め方の記事にあります。事業者を通した日程の調整も、出られる時間帯を最初に伝えておくと進めやすくなります。

個人情報を渡すときに確かめること

職業安定法の第5条の5は、職業紹介事業者が求職者の個人情報を扱うときの決まりです。業務の目的の達成に必要な範囲内で、目的を明らかにして集め、保管と使用も、集めた目的の範囲内に限ります。本人の同意があるときなどは、例外です。

厚生労働省の指針は、集める目的を、求職者が思い描ける程度に具体的に示すよう求めています。同意を求めるときも、内容を具体的に示すこととしています。業務に必要な分を超える扱いへの同意を、紹介の条件にしてはならない、とも書かれています。

指針は、次の三つを集めてはならないとしています。社会的な差別の原因になるおそれのある事項、思想と信条、労働組合への加入状況です。出生地などが前者の例です。特別な職業上の必要性があり、目的を示して本人から集める場合は、例外です。

断る連絡と、利用をやめる連絡

連絡は三つに分けます。求人を一件断る連絡、連絡の回数や時間帯を変えてもらう連絡、利用をやめる連絡です。どれも、理由は一つに絞り、譲れない条件の紙のどの行に当たるかで書きます。

求人を一件断る

一件を断っても、ほかの求人の紹介を続けてもらえます。断る求人と、続けたい紹介の両方を、一通に書きます。

連絡の回数や時間帯を変えてもらう

連絡の手段や時間帯の希望は、断りの連絡とは別に、短く伝えます。在職中なら、勤務時間中に連絡が入らない形にしておきます。

利用をやめる

選考中の求人があるときは、その結果が出てから伝えるか、結果の連絡の方法を決めてから伝えます。今回確かめた資料には、利用をやめるときの連絡の形を決めたものは見つかりませんでした。事業者の利用の案内に手順があれば、それに従います。

指針は、事業者が、個人情報の開示や訂正（削除を含む）の求めの扱いを、規程に定めることを求めています。求めたことを理由に、本人を不利に扱ってはならないとも定めています。やめる連絡に、保管と削除の扱いを問い合わせる一文を入れます。

連絡のあとも続くとき、断りにくい状況があるときは、事業者の苦情の窓口に伝えます。厚生労働省の資料によると、事業者には、苦情を迅速・適切に処理する体制を整える努力義務があります。解決しないときは、事業所の所在地の都道府県労働局に、運営の質問を問い合わせられます。

面談の前日に見るところ

内定が出たあとの労働条件の確かめ方は内定後に確かめる労働条件の記事に、転職活動全体の順番は転職の進め方まとめの記事にあります。

よくある質問

参考にした公的資料

制度・日程・法律についての説明は、次の公的機関のページで確かめたものだけを書いています。確かめた日も添えています。

面談の前に職務経歴書を整え、事業者の仕組みを確かめておくための記事を並べておきます。

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