転職エージェントの面談の準備と断り方｜用意する三つの紙、応募先の記録、連絡の例

「最初の面談で、何を話せばいいんだろう」。転職エージェントから面談の日程の連絡が届いて、手が止まったことはありませんか。

別の事業者にも登録している。同じ会社の求人が二つの経路から届いたらどうするのか、紹介を断るときに何と書けばいいのかも、わかりにくいですよね。

先に、答えを書いておきます。面談の前に用意するのは、三枚の紙です。事業者を複数使うときは、応募先を自分の表に記録してください。断る連絡は、短く、理由を一つにして書きます。

この記事は、転職エージェント（有料職業紹介事業者）の面談を控えている人に向けて書きました。事業者どうしの比較や、特定の事業者を勧めることはしません。この記事を書いている Only Life 株式会社も、職業紹介事業者です。個人情報の扱いは、職業安定法と厚生労働省の指針で確認したことだけです。資料と確認した日は、末尾の「参考にした資料」にまとめました。

面談の前に、どんな決まりを知っておけばいいですか？

知っておく決まりは、三つです。有料職業紹介の許可や手数料の決まりなど、職業紹介の仕組み全体は、転職エージェントの仕組みと使い方の記事にまとめています。ここでは、面談の準備に関わる決まりだけを取り出しました。

面談のメモは、この三つの決まりに関わる三行から書き始めましょう。

• 受け取った書面の名前
• 手数料の説明があったか
• 苦情を伝える窓口はどこか

面談の前に、何を用意すればいいですか？

用意するのは、三枚の紙です。どれも手書きでかまいません。

厚生労働省の指針は、事業者が、求職者の能力に合った紹介ができるよう、能力を的確につかむことに努めるとしています。面談で経歴や希望を聞かれたときに、答えの材料になるのが次の三枚です。

例文は実在の人物・企業のものではありません。

理由をどこまで話すかは、自分で決めてかまいません。紹介された求人と条件がずれたときは、二枚目と三枚目の紙を見ながら、動かせる条件を決めてください。

複数の事業者を使うときは、何を記録すればいいですか？

記録するのは、応募先と、その経路です。同じ求人が二つの経路から出されたとき、会社の側でどう扱うかは、外からはわかりません。重ならないようにする作業は、自分の表で行いましょう。

複数の事業者への申込みを制限する定めは、職業安定法・指針・厚生労働省の求職者向けの資料には見つかりませんでした。事業者ごとの利用の条件は、申し込むときの案内で確認してください。

では、紹介を受けたとき、表をどう使えばいいのでしょうか。応募の意思を伝える前に、表で同じ会社の求人を探します。手順は次の五つです。

在職中の日程の組み方は、在職中の転職活動の進め方の記事にまとめています。事業者を通した日程の調整でも、出られる時間帯を最初に伝えておきましょう。

個人情報を渡す前に、何を確認しますか？

確認するのは、集める目的と、保管・削除の扱いです。職業安定法の第5条の5は、職業紹介事業者が求職者の個人情報を扱うときの決まりを定めています。

事業者は、業務の目的の達成に必要な範囲内で、目的を明らかにして集めなければなりません。保管と使用も、集めた目的の範囲内に限られます。本人の同意があるときなどは、例外です。

厚生労働省の指針は、集める目的を、求職者が思い描ける程度に具体的に示すよう求めています。同意を求めるときに、内容を具体的に示すことも、指針の定めです。業務に必要な分を超える扱いへの同意を、紹介の条件にしてはならない、とも書かれています。

紹介を断るときや、利用をやめるときは、どう連絡しますか？

連絡は、三つに分けて書きます。

• 求人を一件断る連絡
• 連絡の回数や時間帯を変えてもらう連絡
• 利用をやめる連絡

どれも、理由は一つに絞りましょう。理由は、譲れない条件の紙のどの行に当たるかで書きます。

求人を一件断るときは、どう書きますか？

断る求人と、ほかの求人の紹介を続けてほしいかどうかを、一通に書きます。理由は、譲れない条件のどれに合わないかを一文で添えてください。

連絡の回数や時間帯を変えてほしいときは、どう伝えますか？

連絡の手段や時間帯の希望は、断りの連絡とは別に、短く伝えます。在職中なら、勤務時間中に連絡が入らない形を頼んでおきましょう。

利用をやめるときは、どう伝えますか？

選考中の求人があるときは、その結果が出てから伝えるか、結果の連絡の方法を決めてから伝えましょう。利用をやめるときの連絡の形を定めたものは、今回確認した資料には見つかりませんでした。事業者の利用の案内に手順があれば、それに従ってください。

指針は、事業者が、個人情報の開示や訂正（削除を含む）の求めの扱いを、規程に定めることを求めています。求めたことを理由に、本人を不利に扱ってはならないとも定めています。やめる連絡には、保管と削除の扱いを問い合わせる一文を入れましょう。

連絡のあとも紹介が続くときや、断りにくい状況があるときは、事業者の苦情の窓口に伝えます。厚生労働省の資料によると、事業者には、苦情を迅速・適切に処理する体制を整える努力義務があります。

面談の前日に、何を確認しますか？

前日は、次の八つを確認します。

内定が出たあとの労働条件は、内定後に確かめる労働条件の記事で確認しましょう。転職活動全体の順番は、転職の進め方まとめの記事にまとめています。

質問と答え

参考にした資料

制度・日程・法律についての説明は、次の公的機関のページで確認したものだけを書いています。それぞれ、確認した日を添えました。

職務経歴書の整え方と、転職エージェントの仕組みは、次の記事にまとめています。

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